Spätestens wenn beim Saisonabschluss jemand fragt "Wo ist eigentlich das Geld hin?", merkt man, wie wichtig ein sauberes Kassenbuch ist. Dabei braucht es dafür kein Buchhaltungswissen — nur ein paar feste Gewohnheiten. Hier ist, was wirklich reingehört und wo Excel an seine Grenzen kommt.
Was gehört überhaupt ins Kassenbuch?
Damit jede Buchung nachvollziehbar bleibt, sollten pro Eintrag immer diese Angaben stehen:
- Datum der Ein- oder Auszahlung
- Betrag (getrennt nach Einnahme und Ausgabe)
- Zweck — kurz, aber konkret ("Bälle für Training" statt "Sonstiges")
- Wer gezahlt hat oder wer die Ausgabe getätigt hat
- Belegverweis, falls ein Beleg dazu existiert
- Laufender Kassenstand nach der Buchung
Die klassische Excel-Tabelle: Spaltenaufbau
Für den Einstieg reicht eine einfache Tabelle mit sechs Spalten völlig aus:
| Datum | Beschreibung | Einnahme | Ausgabe | Beleg-Nr. | Kassenstand |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.09. | Beitrag M. Schmidt | 10,00 € | — | — | 210,00 € |
| 07.09. | Bälle für Training | — | 34,90 € | #012 | 175,10 € |
Wichtig: Die letzte Spalte wird nach jeder Buchung neu berechnet — nicht erst am Monatsende. Nur so fällt sofort auf, wenn eine Buchung fehlt oder der Kassenstand nicht mehr zum tatsächlichen Kontostand passt.
Typische Fehler beim Kassenbuch führen
- Belege werden nicht gesammelt — spätestens bei der Kassenprüfung fehlt dann der Nachweis.
- Buchungen werden gesammelt statt laufend erfasst — nach vier Wochen weiß niemand mehr, wofür die 15 € waren.
- Bar- und Online-Zahlungen werden vermischt, ohne zu kennzeichnen, wer wie bezahlt hat.
- Keine laufende Nummerierung der Belege — dadurch lässt sich eine Buchung später nicht mehr eindeutig zuordnen.
- Das Kassenbuch liegt nur bei einer Person — fällt der Kassenwart aus, weiß niemand, wie der Stand ist.
Excel vs. digitale Mannschaftskasse: wo Excel an Grenzen kommt
Für ein kleines Team reicht eine Excel-Tabelle oft eine Weile aus. Typische Probleme tauchen meist erst später auf: Mehrere Personen bearbeiten parallel unterschiedliche Versionen, die Belege liegen getrennt vom Kassenbuch in einem anderen Ordner, und wer wie viel schuldet, muss bei jeder Nachfrage neu zusammengerechnet werden. In der Mannschaftskasse sind Kassenbuch, Belege und die Schuldenübersicht pro Spieler automatisch verknüpft und für alle Berechtigten in Echtzeit einsehbar — ganz ohne Versionschaos per WhatsApp.